9Box Talent Grid یک ابزار شناخته‌شده مدیریت استعداد است که در آن کارکنان براساس عملکرد و پتانسیل خود به ۹ گروه تقسیم می‌شوند.
هنگام ارزیابی عملکرد کارکنان، مدیران اغلب به دو چیز توجه می‌کنند. اول اینکه کارمندان امروز چه‌قدر خوب عمل می‌کنند و دوم اینکه احتمالاً در آینده چه‌قدر خوب عمل خواهند کرد (یعنی پتانسیل رشدشان چه‌قدر است.) برای مثال، خوب است کارمندان سخت‌کوشی داشته باشید که اگرچه پتانسیل رشد کمی دارند اما وظایف خود را به‌خوبی انجام می‌دهند. همان‌طور که ستاره‌هایی داشته باشید که علاوه بر عملکرد خوب، پتانسیل بالایی نیز دارند. با این‌حال، کارکنان با عملکرد پایین و با پتانسیل پایین به مدیریت زیادی نیاز دارند و بعید است بهبود یابند. آن‌ها نیاز به یک رویکرد متفاوت دارند.
9Box Talent Grid چارچوبی را فراهم می‌کند که به مدیریت همه کارکنان در یک سازمان کمک می‌کند. در بخش‌های بعدی، نحوه ارزیابی عملکرد و پتانسیل را بررسی خواهیم کرد. سپس توضیح خواهیم داد که چگونه سازمان‌ها می‌توانند از 9Box Talent Grid به عنوان ابزار مدیریت عملکرد استفاده کنند.
۴ مزیت چارچوب 9Box Talent Grid
شبکه ۹ جعبه‌ای یک ابزار بسیار محبوب است و مزایای قابل توجهی را به سازمان‌ها ارائه می‌دهد. از جمله‌ی این مزایا می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
- ساده و آسان برای استفاده: مدل شبکه ۹ جعبه‌ای ابزاری با ساختار نسبتا ساده و سرراست است. در طول بررسی کارمندان، تنها کاری که باید انجام دهید این است که آن‌ها را براساس عملکرد و پتانسیل در باکس مناسب خود قرار دهید. نحوه ساختار شبکه‌ای، فهم آن را حتی برای کسانی که کاملاً با این ابزار تازه‌کار هستند آسان می‌کند.
- کمک به شناسایی استعدادهای ارزشمند: شبکه ۹ جعبه‌ای به شما این امکان را می‌دهد تا افراد با عملکرد و پتانسیل بالا را در سازمان خود شناسایی کنید و آن‌چه را که برای توسعه بیشتر نیاز دارند فراهم کنید. شما داده‌هایی برای پشتیبان‌گیری از تصمیم خود در مورد اینکه کجا و چگونه منابع را برای تعامل و توسعه این کارمندان هدایت کنید، خواهید داشت. علاوه بر این، هنگامی که بحث ارتقاهای داخلی مطرح می‌شود، دقیقا می‌دانید که این فرصت‌ها را به چه کسی ارائه دهید.
- یک رویکرد جامع برای ارزیابی استعداد: این ابزار رویکرد جامع‌تری را برای مدیریت عملکرد به شما ارائه می‌دهد. شما در یک عنصر از عملکرد یک کارمند غرق نمی‌شوید و می‌توانید عملکرد فعلی و پتانسیل آینده را ارزیابی کنید.
- یک ابزار همه‌کاره: شبکه استعداد ۹ جعبه‌ای نه تنها برای مدیریت استعداد، بلکه برای برنامه‌ریزی نیروی کار نیز مفید است. به عنوان مثال، این ابزار به شما دید کلی خوبی از پتانسیل کارمندان‌تان می‌دهد و اینکه در چه موقعیتی ممکن است در آینده پیشرفت کنند. به عبارت دیگر، برنامه‌ریزی جانشین‌پروری را آسان‌تر می‌کند. همچنین می‌توانید از این مدل برای شناسایی کارکنان با پتانسیل رهبری و انتقال آن‌ها به مسیرهای مدیریت استفاده کنید.
ایجاد یک شبکه ۹ جعبه‌ای
وقتی به دنبال ایجاد یک شبکه ۹ جعبه‌ای هستیم، سه مرحله را طی می‌کنیم. ارزیابی عملکرد، ارزیابی پتانسیل و جمع‌بندی آن‌ها.
مرحله ۱: ارزیابی عملکرد
این مدل از ۹ باکس با سه دسته عملکرد کم، متوسط و زیاد تشکیل شده است. در طول ارزیابی عملکرد، کارکنان بر اساس این مقیاس عملکرد امتیاز می‌گیرند. راه‌های زیادی برای امتیازدهی عملکرد وجود دارد و هر سازمانی از روش‌های متفاوتی استفاده می‌کند. به عنوان مثال، ساختار زیر یکی از روش‌هایی است که پیشنهاد می‌شود:
عملکرد پایین: کارمند با الزامات شغلی خود مطابقت ندارد و در اهداف فردی خود شکست می‌خورد.
عملکرد متوسط: کارمند تا حدی با الزامات شغلی و اهداف فردی خود مطابقت دارد.
عملکرد بالا: کارمند به‌طور کامل الزامات شغلی و اهداف فردی خود را برآورده می‌کند.
مزیت این رویکرد این است که به الزامات شغلی تعریف‌شده در ساختار شغلی سازمان پایبند است. همچنین به اهداف شخص نیز مربوط می‌شود. برخی از سازمان‌ها ممکن است ساختارهای شغلی کمتر تعریف‌شده‌ای داشته باشند و بیشتر با اهداف شخصی کار کنند. در آن صورت، می‌توانید بر ارزیابی دستیابی به هدف تاکید بیشتری داشته باشید.
در برخی منابع استفاده از مقیاس چهار نقطه‌ای را پیشنهاد می‌کنند. از آن‌جایی که مدیران معمولا از دادن بازخورد منفی گریزان‌اند، یک مقیاس سه نقطه‌ای، قراردادن فردی را در دسته «عملکرد متوسط» بسیار آسان می‌کند، حتی اگر از نظر عینی باید به عنوان «عملکرد پایین» طبقه‌بندی می‌شد. یک مقیاس چهار نقطه‌ای مدیر را مجبور می‌کند تا انتخاب دقیق‌تری (یا بالاتر یا کمتر از حد متوسط) داشته باشد.
مرحله ۲: ارزیابی پتانسیل
محور دیگر شبکه ۹ جعبه‌ای، پتانسیل است. پتانسیل نیز باید در طول ارزیابی عملکرد امتیازدهی شود و اغلب در دسته‌های زیر قرار می‌گیرد:
پتانسیل کم (با پتانسیل کامل کار می‌کند): کارمند با پتانسیل کامل کار می‌کند و انتظار نمی‌رود که پیشرفت کند، چه به‌دلیل حداکثر پتانسیل یا به‌دلیل بی‌انگیزگی.
پتانسیل متوسط (در نقش فعلی توسعه یابد): کارمند پتانسیل پیشرفت بیشتر در نقش فعلی خود را دارد. این مسئله می‌تواند از نظر عملکرد و همچنین از نظر تخصص باشد.
پتانسیل بالا (واجد شرایط ارتقا): کارمند فراتر از انتظارات از موقعیت و مسئولیت خود عمل می‌کند. او به طور طبیعی و با اشتیاق، نقش‌های رهبری را برعهده می‌گیرد و برای یک موقعیت بالاتر آماده است.
در مقایسه با گفتن اینکه فردی «پتانسیل پایین» دارد، گفتن «پتانسیل کامل» کمتر دلسردکننده است. ما از مردم می‌خواهیم که ذهنیت رشد داشته باشند و تلاش بیشتر را با بهبود عملکرد مرتبط کنند که این امر مستلزم درایتی از سوی مدیر است. به‌همین دلیل، برخی از شرکت‌ها تصمیم می‌گیرند که امتیاز پتانسیل را در اختیار کارمندان قرار ندهند. همچنین به طور مشابه باید درخصوص اینکه به کارکنان بگویید واجد شرایط ترفیع هستند مراقب باشید. ممکن است در حال حاضر هیچ فرصت شغلی‌ای در سطح بالاتر برای تحقق این امر وجود نداشته باشد.
بین عملکرد و پتانسیل همبستگی وجود دارد. با این حال، مواردی وجود دارد که در آن فردی که عملکرد پایینی دارد ممکن است در عرض ۳-۲ سال واجد شرایط ترفیع شود. یک دانش‌آموخته‌ی تازه‌ی رشته‌ی مدیریت را در نظر بگیرید. این فرد در آزمون‌های پتانسیل نمره‌ی بالایی می‌گیرد اما تجربه کاری بسیار کمی دارد. این افراد ممکن است عملکرد پایینی داشته باشند اما آن‌قدر پتانسیل بالایی دارند که انتظار می‌رود به اندازه کافی سریع رشد کنند تا در ۳-۲ سال قابلیت ارتقا داشته باشند.
مرحله ۳: جمع‌بندی
مرحله بعدی ترسیم عملکرد و پتانسیل بر روی یک شبکه ۳×۳ است که در نتیجه شبکه ۹ جعبه‌ای ایجاد می‌شود. نکته‌ی مثبت این چارچوب در این است که برای هر باکس می‌توان از تکنیک‌های مختلف مدیریت استعداد استفاده کرد.
چارچوب شبکه ۹ جعبه‌ای
در ادامه گام‌به‌گام به دسته‌بندی‌های مختلف در جدول ۹ جعبه‌ای اشاره می‌شود و بررسی می‌شود که چگونه سیاست‌های مدیریت استعداد در هر مرحله متفاوت خواهد بود.
استخدام‌های بد
در گوشه سمت چپ پایین شبکه ۹ جعبه‌ای، کارمندانی وجود دارند که از نظر عملکرد و پتانسیل امتیاز پایینی دارند. نام‌های مختلفی برای آن‌ها وجود دارد که شامل ریسک استعداد، استخدام بد، عملکرد ضعیف و کوه‌یخ می‌شود. برخی حتی تا آن‌جا پیش می‌روند که آن‌ها را «کارمندان بی‌فایده» می‌دانند که باید «فورا اخراج شوند.»
ما اصطلاح «استخدام بد» را ترجیح می‌دهیم چرا که شما نباید از ابتدا این افراد را استخدام می‌کردید. اما اکنون که آن‌ها را استخدام کرده‌اید، باید سریع اما منصفانه با آن‌ها برخورد کنید.
اگر استخدام‌های بد بیش از این در این وضعیت بمانند، به کوه‌های یخی تبدیل می‌شوند که موفقیت سازمان شما را تهدید می‌کنند. چرا که سرمایه‌گذاری روی این کارمندان، زمان، پول و سایر منابع را از کارکنانی که پتانسیل بیشتری برای رشد دارند، می‌گیرد. کیفیت کار آن‌ها همچنین استانداردهای پایین‌تری را برای سایرین تعیین می‌کند.
برنامه عملیاتی
- موانع شخصی را که ممکن است باعث عملکرد پایین و عدم رشد شود، شناسایی کنید. با این حال مراقب باشید روی این افراد بیش از حد سرمایه‌گذاری نکنید. این کار برای بقیه کارمندانی که عملکرد خوبی دارند ناعادلانه خواهد بود.
- با فرد صحبت کنید تا ببینید آیا تکلیف مناسب‌تری وجود دارد که در آن بتواند از مهارت‌های خود بهتر استفاده کند.
- اگر دو گزینه اول به سرعت پاسخ ندادند، باید با هم یک برنامه خروج ایجاد کنید که در آن به فرد کمک کنید تا نقشی را پیدا کند که با مهارت‌هایش در خارج از سازمان شما سازگاری بیشتری دارد.
«اگر استخدام بد یک پدیده رایج در سازمان شماست، استعدادیابی و فرآیند انتخاب خود را بررسی کنید.»
بالا یا بیرون
دسته‌ی بعدی در شبکه ۹ جعبه‌ای، دسته‌ی «بالا یا بیرون» است. این افراد شامل عملکرد متوسط با پتانسیل پایین (Up or Out Grinders) و یا پتانسیل متوسط با عملکرد پایین (Up or Out Dilemmas) هستند.
Grinders یا «متخصصان مؤثر»، عملکرد متوسطی دارند اما به اندازه‌ی کافی خوب کار می‌کنند تا اخراج نشوند. همین موضوع آن‌ها را به یک گروه چالش برانگیز تبدیل می‌کند. این افراد پتانسیل کمی دارند، بنابراین سرمایه‌گذاری زمان و پول برای آموزش آن‌ها نتیجه‌ای نخواهد داشت. بهترین رویکرد ایجاد یک برنامه بهبود شخصی است. با ایجاد این طرح تأکید می‌کنید که عملکرد آن‌ها متوسط است، به آن‌ها کمک می‌کنید تا بفهمند نقاط پیشرفت‌شان کجاست و به آن‌ها فرصت می‌دهید تا روی آن کار کنند. اگر این کار جواب نمی‌دهد و آن‌ها به گروه با عملکرد بالاتر منتقل نمی‌شوند، باید تصمیم سختی بگیرید.
Dilemmas یا «بازیکنان ناسازگار» پتانسیل بالایی برای عالی‌بودن دارند اما عملکرد مطلوبی ندارند. در اینجا سوال این است که چرا آن‌ها به درستی عمل نمی‌کنند. در اینجا شما همان روند قبلی را طی می‌کنید و سعی می‌کنید علت عملکرد پایین آن‌ها را شناسایی کنید. آیا آن‌ها تازه استخدام شده‌اند و تجربه بدی در استخدام دارند یا شاید نمی‌دانند شما از آن‌ها چه انتظاری دارید؟ به عنوان یک روش، می‌توانید آن‌ها را در دوره‌‌های آموزشی مناسب ثبت‌نام کنید. اگر این روش هم کار نمی‌کند و این افراد به یک سطح عملکردی بالاتر پیشرفت نمی‌کنند، برای آن‌ها نیز باید تصمیم سختی بگیرید.
برنامه عملیاتی
- با مرور موانع شخصی و مهارت‌های مورد نیاز برای نقشی که کارمند باید روی آن کار کند، یک برنامه بهبود شخصی ایجاد کنید. انتظارات قابل اندازه‌گیری ارائه دهید و به وضوح تعریف کنید که عملکرد خوب چگونه خواهد بود. کارمند باید به‌وضوح بداند که از آن‌ها چه انتظاری می‌رود.
- هر ماه بررسی کنید و پیشرفت برنامه را ارزیابی کنید. همیشه این موارد را به‌خوبی ثبت کنید زیرا این به شما کمک می‌کند تصمیم بهتری بگیرید. کارمند نیز از یک برنامه ساختاریافته و بازخورد مداوم سود می‌برد.
- اگر عملکرد در عرض 6 ماه تا یک سال بهبود نیافت، باید با هم یک برنامه خروج ایجاد کنید که در آن به فرد کمک کنید تا نقشی را پیدا کند که با نیازهایش در خارج از سازمان شما مطابقت دارد.
در این بخش به مدیریت استعداد کارکنان و مزیت چارچوب ۹ جعبه‌ای پرداختیم در بخش دوم به «نیروهای سخت‌کوش و نابغه‌های ناکارآمد» خواهیم پرداخت.
